Wissenswertes zur Beschäftigung von Schülern und Studenten

Stand: 1. Januar 2015
Spätestens zu Beginn der Ferien stellt sich in vielen Unternehmen wieder die Frage, was bei der Beschäftigung von Schülern und Studenten als Aushilfen im Betrieb zu beachten oder zu veranlassen ist. Denn immer mehr Schüler und Studenten sind auf den Verdienst aus einer Ferienarbeit oder gar auf eine ständige Taschengeld-Aufbesserung angewiesen; umgekehrt greifen aber auch Unternehmen, die keine Betriebsferien kennen, gern über die Urlaubszeit oder auch bei sonstigem Bedarf auf diese arbeitswillige Klientel zurück, um hierdurch personelle Engpässe zu überbrücken.

Schüler: Möglichkeit und Grenzen der Beschäftigung

Die Beschäftigung von Schülern, die noch Kinder, d. h. noch nicht 15 Jahre alt sind, und die Beschäftigung von Jugendlichen, die zwar älter sind, aber noch der Vollzeitschulpflicht unterliegen, ist im Grundsatz verboten. Sie sollen im Interesse ihrer Gesundheit, Entwicklung und Schulausbildung keiner regelmäßigen Beschäftigung nachgehen (müssen).
Von diesem Beschäftigungsverbot gibt es Ausnahmen, die Aushilfs- und Ferienjobs ermöglichen:
Stundenweise Beschäftigung
Kinder über 13 Jahre, d. h. ab dem 13. Geburtstag, und Jugendliche, die noch der Vollzeitschulpflicht unterliegen, dürfen mit Einwilligung der Eltern stundenweise beschäftigt werden, soweit die Beschäftigung leicht und für Kinder geeignet ist. Konkretisiert werden diese Beschäftigungsmöglichkeiten in der Verordnung über den Kinderarbeitsschutz (Kinderarbeitsschutzverordnung - KindArbSchV), die Sie bei "Mehr zu diesem Thema" finden.
Tipp: Der Arbeitgeber sollte sich die Einwilligung der Eltern, eine Kopie der Geburtsurkunde oder den Ausweis sowie eine Schulbescheinigung geben lassen!
Die Beschäftigung ist leicht, wenn sie aufgrund ihrer Beschaffenheit und der besonderen Bedingungen, unter denen sie ausgeführt wird, sich weder auf die Sicherheit, die Gesundheit oder die Entwicklung der Kinder, noch auf ihren Schulbesuch, die Vorbereitung auf Ausbildung und Beruf und ihre Fähigkeit, dem Unterricht mit Nutzen zu folgen, nachteilig auswirkt. Die Anschauungen und Wertungen hierzu sind im Fluss. Jedenfalls sind diese Tätigkeiten in Gewerbetrieben in aller Regel nicht als leicht anzusehen.
Beispiele: Austragen von Zeitungen, Zeitschriften, Anzeigenblättern, Prospekten und Werbezetteln ohne schweres Tragen, Erteilung von Nachhilfe, Babysitten, Mithilfe bei der Ernte oder im Garten, gefahrlose Betreuung und Pflege von Tieren, Botengänge, Reinigungsarbeiten, Bewachungstätigkeiten, Handreichungen beim Sport und bei anderen Dienstleistungen, Auffüllen von Regalen ohne schweres Heben und Tragen, einfache Telefondienste, Autoreinigung.
Warnung: Nicht erlaubt sind in aller Regel Arbeiten in Gewerbebetrieben, vor allem im produzierenden Gewerbe, in Gaststätten, auf Baustellen, in Tankstellen und Kfz-Werkstätten oder als Kassierer.
Tipp: Zweifelsfragen mit dem Gewerbeaufsichtsamt klären, da Verstöße als Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße geahndet werden können.
Die Beschäftigung selbst mit leichten und geeigneten Arbeiten darf nicht mehr als zwei Stunden täglich, in landwirtschaftlichen Familienbetrieben nicht mehr als drei Stunden täglich, erfolgen. Die Arbeitszeit darf nicht zwischen 18:00 und 8:00 Uhr, nicht vor dem Schulunterricht und nicht während des Unterrichts liegen. Weiter gilt die 5-Tage-Woche und die Samstags-, Sonn- und Feiertagsruhe, so dass die wöchentliche Arbeitszeit auf 10 bzw. 15 Stunden beschränkt ist.
Fazit: Kinder über 13 Jahre bzw. vollzeitschulpflichtige Jugendliche über 15 Jahre dürfen beschäftigt werden,
  • mit leichten und geeigneten Arbeiten,
  • sofern die Eltern einwilligen,
  • von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 – 18:00 Uhr,
  • allerdings nicht vor und während des Schulunterrichts,
  • nicht mehr als zwei bzw. drei Stunden täglich.
Jobs in den Schulferien
Jugendliche, d. h. junge Menschen, die 15 aber noch nicht 18 Jahre alt sind, dürfen - solange sie der Vollzeitschulpflicht unterliegen - im Kalenderjahr zusätzlich zu den oben aufgezeigten Möglichkeiten einer Beschäftigung in den Schulferien für höchstens vier Wochen nachgehen. Das sind mit Blick auf die 5-Tage-Woche höchstens 20 Arbeitstage im Kalenderjahr. Wie diese 20 Tage auf die amtlich festgelegten Ferien verteilt werden, ist nicht vorgeschrieben, so dass mehrere kürzere Ferienjobs oder ein langer Ferienjob in den Sommerferien denkbar sind.
Dabei sind, weil Jugendliche aufgrund ihrer körperlich und geistig noch nicht abgeschlossenen Entwicklung vor zu langen, zu schweren, zu gefährlichen und ungeeigneten Arbeiten geschützt werden müssen, ergänzend die Jugendarbeitsschutzvorschriften zu beachten, wie sie auch bei jugendlichen Auszubildenden gelten; im Wesentlichen gilt folgender Sonderschutz für Jugendliche:
  • Die maximale Arbeitszeit darf acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich nicht überschreiten; wird an einzelnen Tagen verkürzt gearbeitet, sind an den übrigen Werktagen derselben Woche bis zu achteinhalb Stunden zulässig.
  • Dem Jugendlichen sind ausreichende Pausen zu gewähren (30 Minuten bei mehr als 4,5 bis 6 Stunden Arbeitszeit, darüber 60 Minuten).
  • Dem Jugendlichen sind Arbeiten verboten, die zu anstrengend (z. B. Akkordarbeit), zu gefährlich, ungeeignet oder gesundheitsgefährdend sind.
Jugendliche dürfen während der Nachtzeit von 20:00 bis 6:00 Uhr nicht beschäftigt werden; Ausnahme
  • in Gaststätten, Beherbergungs- und Schaustellerbetrieben bis 22:00 Uhr,
  • in Bäckereien und Konditoreien ab 5:00 Uhr, für über 17-Jährige ab 4:00 Uhr,
  • in mehrschichtigen Betrieben bis 23:00 Uhr und
  • in der Landwirtschaft ab 5:00 oder bis 21:00 Uhr.
An Samstagen und Sonntagen dürfen Jugendliche nicht beschäftigt werden, wobei es aber auch hier berufstypische Ausnahmen gibt.

Sozialversicherungsrechtliche und lohnsteuerliche Aspekte

Auch Schüler, die ein Arbeitsentgelt erhalten, sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Ausnahmen von der Sozialversicherungspflicht gelten für Schüler aber dann, wenn sie entweder nur geringfügig oder nur kurzfristig  beschäftigt sind.
Die Schüler, die stundenweise im oben vorgestellten zulässigen Rahmen beschäftigt werden, werden in aller Regel als „geringfügig entlohnt Beschäftigte“ zu behandeln sein, wenn nicht ohnehin von vornherein nur eine kurzfristige Beschäftigung (vgl. dazu unten) vorliegt.
Voraussetzung für die geringfügige Beschäftigung: Das Entgelt darf pro Monat 450 Euro nicht übersteigen.
Stellt sich ihre Beschäftigung aber als geringfügig entlohnte Beschäftigung dar (Entgelt nicht mehr als 450 Euro pro Monat), gelten die allgemeinen Regelungen zu geringfügigen Beschäftigungen. Der Schüler ist zwar versicherungsfrei; der Arbeitgeber zahlt jedoch davon 15 Prozent Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung, 13 Prozent zur Krankenversicherung und 2 Prozent Lohnsteuer, gesamt also 30 Prozent. Von der Arbeitslosenversicherungspflicht sind Schüler befreit.
Die Schüler, die einen echten Ferienjob machen, sind kurzfristig Beschäftigte, wenn und weil die Tätigkeit im Voraus vertraglich oder nach ihrer Eigenart zeitlich auf nicht mehr als zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage im Laufe eines Jahres angelegt ist.
Vom 1. Januar 2015 bis 31. Dezember 2018 ist diese Frist auf 3 Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage innerhalb des Kalenderjahrs verlängert. Ab 1.1.2019 gelten wieder – wie bis 2014 – die Höchstgrenzen von zwei Monaten oder 50 Arbeitstagen.
Tipp: Soll eine Beschäftigung wegen Kurzfristigkeit versicherungsfrei bleiben, muss die Befristung im Voraus vertraglich - aus Nachweisgründen möglichst schriftlich - vereinbart sein. Dabei müssen Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses im Vertrag fixiert sein, es sei denn, die Beschäftigung ist nach ihrer Eigenart von vornherein begrenzt (z. B. Inventurhilfe).
Diese kurzfristigen Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei; Pauschalbeiträge sind für kurzfristige Beschäftigungen in der Sozialversicherung vom Arbeitgeber nicht zu bezahlen.
Wichtig: Um eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung vornehmen zu können, sollte sich der Arbeitgeber vom Schüler bzw. dessen Eltern das Fehlen bzw. die Dauer und den Umfang vorangegangener Beschäftigungsverhältnisse schriftlich und mit Unterschrift belegen lassen.
Die Einkünfte sind steuerpflichtig. Entweder erfolgt die Besteuerung mit  Lohnsteuerkarte oder es kann vom Arbeitgeber pauschaliert mit 25 Prozent versteuert werden (dazu kommen pauschaliert Kirchensteuer - 7 Prozent der Lohnsteuer - und Solidaritätszuschlag - 5,5 Prozent der Lohnsteuer -), wenn auch in steuerlicher Hinsicht eine kurzfristige Beschäftigung gegeben ist, d. h. der Schüler nicht mehr als 18 Arbeitstage zusammenhängend beschäftigt ist und sein Arbeitslohn 12 Euro pro Stunde und 62 Euro pro Tag nicht übersteigt.

Studenten: Allgemeines

Die Beschäftigung von Studenten als Aushilfen und insbesondere in den Semesterferien ist schon eher an der Tagesordnung und für die Arbeitgeber auch weniger problematisch, weil Studenten regelmäßig volljährig sind, so dass hier im Wesentlichen nur die sozialversicherungsrechtlichen Aspekte eine Rolle spielen.

Sozialversicherungsrechtliche und lohnsteuerliche Aspekte

Bei Studenten gibt es mit Blick auf die Sozialversicherung unterschiedliche Regelungen, je nachdem, ob die Tätigkeit in die vorlesungsfreie Zeit fällt oder nicht.
Beschäftigung während des Studiums
Während des laufenden Studiums sind Studenten als Beschäftigte von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit, wenn die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden pro Woche nicht überschreitet.
Von der Rentenversicherungspflicht sind Studenten dagegen nur dann befreit, wenn die Beschäftigung kurzfristig oder geringfügig entlohnt ist.
Sind Studenten unbefristet tätig, stellt sich ihre Beschäftigung aber als geringfügig entlohnte Beschäftigung dar (Entgelt nicht mehr als 450 Euro pro Monat), gelten die allgemeinen Regelungen zu geringfügigen Beschäftigungen. Der Student ist zwar versicherungsfrei (soweit er ausdrücklich gegenüber dem Arbeitgeber auf die Rentenversicherungspflicht verzichtet); der Arbeitgeber zahlt jedoch davon 15 Prozent Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung, 13 Prozent zur Krankenversicherung und 2 Prozent Lohnsteuer.
Semesterferien
In der vorlesungsfreien Zeit (Semesterferien) sind Studenten als Beschäftigte von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung komplett befreit, und zwar unabhängig von der wöchentlichen Arbeitszeit oder der Höhe des Entgelts.
Von der Rentenversicherungspflicht sind sie dagegen nur dann befreit, wenn die Beschäftigung kurzfristig oder geringfügig entlohnt ist (bei der geringfügigen Beschäftigung muss der Student ausdrücklich auf die Rentenversicherungspflicht verzichten). In den Semesterferien dürften die kurzfristigen Beschäftigungsverhältnisse die größere Rolle spielen.
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn und weil die Tätigkeit im Voraus vertraglich oder nach ihrer Eigenart zeitlich auf nicht mehr als zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage im Laufe eines Jahres angelegt ist.
Tipp: Soll eine Beschäftigung wegen Kurzfristigkeit versicherungsfrei bleiben, muss die Befristung im Voraus vertraglich - aus Nachweisgründen möglichst schriftlich - vereinbart sein. Dabei müssen Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses im Vertrag fixiert sein, es sei denn, die Beschäftigung ist nach ihrer Eigenart von vornherein begrenzt (z. B. Urlaubsvertretung).
Diese kurzfristigen Beschäftigungen sind damit insgesamt sozialversicherungsfrei; Pauschalbeiträge sind für kurzfristige Beschäftigungen in der Sozialversicherung vom Arbeitgeber nicht zu bezahlen.
Wichtig: Um eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung vornehmen zu können, sollte sich der Arbeitgeber vom Studenten das Fehlen bzw. die Dauer und den Umfang vorangegangener Beschäftigungsverhältnisse schriftlich und mit Unterschrift belegen lassen.
Die Einkünfte sind steuerpflichtig. Entweder erfolgt die Besteuerung mit  Lohnsteuerkarte, was ratsam ist, wenn der Student im Kalenderjahr keine anderen steuerpflichtigen Einkünfte hat, weil er dann die einbehaltene Lohnsteuer im Rahmen der Einkommenssteuerveranlagung zurückerhält, oder es kann vom Arbeitgeber pauschaliert mit 25 Prozent versteuert werden (dazu kommen pauschaliert Kirchensteuer - 7 Prozent der Lohnsteuer - und Solidaritätszuschlag - 5,5 Prozent der Lohnsteuer -), wenn auch in steuerlicher Hinsicht eine kurzfristige Beschäftigung gegeben ist, d. h. der Student nicht mehr als 18 Arbeitstage zusammenhängend beschäftigt ist und sein Arbeitslohn 12 Euro pro Stunde und 62 Euro pro Tag nicht übersteigt.

Mindestlohn

Seit 1. Januar 2017 gilt in Deutschland für alle Arbeitnehmer, die mindestens 18 Jahre alt sind, der Mindestlohn in Höhe von 8,84 Euro (brutto). Hat der Schüler oder Student also das 18. Lebensjahr vollendet, hat auch er im Rahmen seines Ferienjobs Anspruch auf diese Vergütung. Ausnahmeregelungen gelten nur für bestimmte Praktika.

Zusammenfassung und Praxistipp

Bei regelmäßiger Beschäftigung von Schülern und Studenten als Aushilfe sollte der Arbeitsvertrag als sog. geringfügiges Beschäftigungsverhältnis ausgestaltet werden, weil der Arbeitgeber sich hier auf bekanntem Terrain bewegt und die sozialversicherungsrechtlichen und steuerlichen Folgen auch für den Schüler und Studenten unproblematisch sind.
Hinweis: Diese Informationen wurden - als Service Ihrer IHK - mit der gebotenen Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben kann jedoch keine Gewähr übernommen werden.