Arbeitnehmer einstellen

Vorbemerkung
Mit der Einstellung von Arbeitnehmern geht der Arbeitgeber eine Reihe von Verpflichtungen ein. Vor dieser Entscheidung sollte gründlich überlegt werden, wie viele Mitarbeiter notwendig sind, welche Qualifikation verlangt wird und ob die Arbeitnehmer bezahlt werden können. Wenn Sie die richtigen Mitarbeiter gefunden haben und einen Arbeitsvertrag abschließen wollen, soll das Merkblatt an die wichtigsten Verpflichtungen erinnern.

Vorlage der Arbeitspapiere durch den Arbeitnehmer

Vorgelegt werden müssen:
  • Bei Einstellungen ab dem Jahr 2013 muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber nur noch den Tag der Geburt und die steuerliche Identifikationsnummer mitteilen sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. So wird der Arbeitgeber berechtigt, die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers elektronisch über ELStAM abzurufen.
  • Sozialversicherungsausweis, der vom zuständigen Rentenversicherungsträger ausgestellt wird
  • bei Ausländern (ausgenommen EU Staatsangehörige sowie Norwegen, Island, Fürstentum Liechtenstein - EWR -) die Aufenthaltsgenehmigung und Arbeitserlaubnis, die von den Ordnungsbehörden beziehungsweise dem Arbeitsamt erteilt werden.
Ausländer, die eine Aufenthaltsberechtigung und Personen, die eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis besitzen, sind vom Erfordernis der Arbeitsgenehmigung befreit.

Melde- und Anzeigepflichten des Arbeitgebers

Wegen der Kranken- und Rentenversicherung hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei seiner Krankenkasse anzumelden. Die Meldefrist beträgt zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung.
Dies gilt auch für 450 € Beschäftigte sowie für kurzfristig Beschäftigte (3 Monate oder 70 Arbeitstage pro Jahr bis zum 31.12.2018, danach sind es 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage).
Nähere Auskünfte erteilen die Krankenkassen. Wegen der Berufsunfallversicherung ist bei Beschäftigung von Arbeitnehmern eine Anzeige des Arbeitgebers bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erforderlich; Auskunft hierüber gibt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) Landesverband Südwest, Kurfürsten-Anlage 62, 69115 Heidelberg, Telefon: 0 62 21 5 23-0, Telefax: 0 62 21 5 23-3 99; E-Mail: lv-suedwest@dguv.de.
Wegen der Anmeldung der Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung sowie für Anträge bei der Agentur für Arbeit benötigt der Arbeitgeber eine Betriebsnummer. Diese Betriebsnummer erteilt die örtliche Agentur für Arbeit. Ein formloser schriftlicher - auch telefonischer - Antrag genügt. Unter dieser Betriebsnummer sind dann die Meldungen an die Krankenkasse bzw. bei geringfügig Beschäftigten an die Bundesknappschaft vorzunehmen.

Abschluss eines Arbeitsvertrages

Der Arbeitgeber muss spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrags schriftlich niederlegen und dem Arbeitnehmer aushändigen. In die Niederschrift sind neben Selbstverständlichkeiten die Name und Anschrift der Vertragsparteien oder Beginn des Arbeitsverhältnisses eine etwaige Befristung und die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses, der Arbeitsort, eine Tätigkeitsbeschreibung, die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes, die vereinbarte Arbeitszeit, die Anzahl der Urlaubstage, die Kündigungsfrist und ein Hinweis über die eventuelle Einbeziehung eines Tarifvertrages, von Betriebs oder Dienstvereinbarungen in den Arbeitsvertrag aufzunehmen.
Bei Arbeitnehmern, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben ist außerdem der Hinweis aufzunehmen, dass der Arbeitnehmer in der gesetzlichen Rentenversicherung die Stellung eines versicherungspflichtigen Arbeitnehmers erwerben kann, wenn er durch Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber auf seine Versicherungsfreiheit verzichtet.
Sofern der Arbeitnehmer länger als einen Monat ins Ausland entsendet werden soll, sind darüber hinaus die Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit, die Währung, in der das Entgelt ausbezahlt werden soll, die Höhe der zusätzlichen auslandsspezifischen Vergütung einschließlich möglicher Sachleistungen und die vereinbarten Bedingungen für die Rückkehr aufzuzeichnen. Teilweise können die Angaben durch den Verweis auf einen Tarifvertrag, Betriebs oder Dienstvereinbarungen ersetzt werden. Der Arbeitgeber hat darauf zu achten, dass sich die Arbeitnehmer vor Aufnahme bestimmter Tätigkeiten im Zusammenhang mit Lebensmitteln (Lebensmitteleinzelhandel, Gastronomie, etc.) einer Erstbelehrung durch das Gesundheitsamt unterziehen. Nach Aufnahme der Tätigkeit hat der Arbeitgeber diese Belehrung selbst einmal jährlich zu wiederholen.
Vertragsmuster finden Sie in der rechten Serviceleiste. Sie sind auch in der IHK Broschüre „Arbeitsrecht – Von der Anbahnung des Arbeitsverhältnisses bis zum Zeugnis“ enthalten, die Sie bei der IHK (s. Ansprechpartner) bestellen können.

Abführen von Lohnsteuer und Sozialabgaben

Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer für seine Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten und an das Betriebsfinanzamt abzuführen. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach der jeweiligen Lohnsteuertabelle, die im Handel erhältlich ist. Für jeden Arbeitnehmer muss ein Lohnkonto geführt werden. Liegt dem Arbeitgeber keine Lohnsteuerkarte vor, so ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI vom vereinbarten Bruttolohn zu berechnen. Die Lohnsteuer muss grundsätzlich am zehnten Tag nach Ablauf eines Kalendermonats abgeführt sein. Der Arbeitgeber haftet für die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Auskünfte erteilt das zuständige Finanzamt oder der Steuerberater.
Achtung: Bei geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern (bis 450 €) und kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmern sind Pauschalversteuerungen bzw. Steuerbefreiung unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Einzelheiten bitte beim Finanzamt erfragen.
Der Unternehmer ist für die Einbehaltung und Abführung der Sozialabgaben verantwortlich. Hierzu gehören derzeit:
  • Gesetzliche Rentenversicherung der Arbeiter/Angestellten
  • Gesetzliche Krankenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Pflegeversicherung
Die Beiträge zu diesen vier Versicherungen tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Es gelten jedoch bei der Kranken- und Pflegeversicherung Sonderregelungen. Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung haben einen zusätzlichen Beitragszuschlag von 0,9 Prozent zum Krankenversicherungsbeitrag zu tragen. Dies soll zur Entlastung des Arbeitgebers dienen. Bei der Pflegeversicherung gilt für kinderlose Arbeitnehmer ein Beitragszuschlag von 0,25 Prozent.
  • Gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) läuft getrennt vom Gesamtsozialversicherungsbeitrag.
Der Unternehmer trägt die Beiträge allein.
Weitere Informationen zur Rentenversicherung geben die Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg - Regionalzentrum Ravensburg -, Eisenbahnstr. 37, 88212 Ravensburg, Tel. 0751 88 08-0, Fax: 0751 88 08 190 und die Deutsche Rentenversicherung Bund (früher: BfA), drv@drv-bund.de.